Brief till webbyrå: så förbereder du hemsideprojektet

En bra brief till webbyrå beskriver vad hemsidan ska hjälpa företaget att göra, vilka som ska använda den och vad som behöver finnas med. Du behöver inte ha färdiga texter eller veta exakt hur sidan ska byggas. Ett tydligt underlag gör det enklare att få relevanta offerter och upptäcka skillnader mellan dem.

Vad ska en brief till webbyrå innehålla?

Ta med företagets mål, målgrupp, viktigaste sidor och funktioner, befintligt material, önskad tidsplan och ungefärlig budget. Beskriv också vad du vill att besökaren ska göra på sidan. Det ger byrån nog med sammanhang för att föreslå en rimlig omfattning.

Börja med några få tydliga svar. Du kan använda vårt verktyg för kravspecifikation till hemsida för att samla dem i ett underlag.

• Målet: Säg vad hemsidan ska bidra till, till exempel fler offertförfrågningar, bokningar eller tydligare information om tjänsterna.
• Målgruppen: Beskriv vilka du vill nå och vad de brukar undra över innan de tar kontakt eller köper.
• Omfattningen: Lista sidor och funktioner du tror behövs. Markera vad som är nödvändigt från start och vad som kan vänta.
• Innehållet: Berätta om texter, bilder, logotyp och annat material redan finns, eller om det behöver tas fram.
• Ramarna: Ange ungefär när du vill lansera och vilken budget du arbetar inom. Ett spann räcker om du inte har en exakt summa.

Börja med problemet som hemsidan ska lösa

Beskriv först vad som inte fungerar i dag och vad du vill ska bli lättare för kunden. Om besökare ofta ringer för att ställa samma fråga kan hemsidan behöva göra informationen enklare att hitta. Om du vill ha fler förfrågningar behöver byrån förstå vilka tjänster som ska lyftas och hur kunden tar nästa steg.

Undvik att beställa en lösning innan du har förklarat behovet. Du kan till exempel skriva att kunder ska kunna boka en tid, men du behöver inte bestämma vilket bokningssystem som ska användas. Byrån kan då bedöma om ett formulär räcker eller om en integration behövs.

Ge gärna ett exempel på en kundresa: kunden hittar en tjänst, läser om den och skickar en förfrågan. Skriv också vad som gör att kunden tvekar. Det kan vara otydliga priser, få exempel på tidigare arbeten eller osäkerhet kring vad som händer efter kontakt.

Om du bygger något större än en vanlig företagssida, som en webbapp eller ett system, behöver briefen även beskriva användarnas uppgifter och vilka delar som måste fungera tillsammans. För sådana projekt kan du läsa om hur vi arbetar med produktutveckling.

Vad måste varje offert faktiskt beskriva?

Be varje byrå ange vad som ingår, vad du själv behöver leverera och vilka delar som kan tillkomma. Två offerter kan se lika ut på totalsumman men täcka olika antal sidor, funktioner eller arbetsmoment. En tydlig beskrivning gör jämförelsen mer rättvis.

Fråga också vad som uttryckligen inte ingår. En offert kan exempelvis omfatta design och byggande, men inte textarbete, fotografering eller löpande förvaltning. Sådana skillnader blir lätt dyra om du upptäcker dem först efter start.

Budgeten hjälper byrån att föreslå rätt nivå, inte bara att välja ett pris. Om du är osäker på vad en hemsida brukar kosta kan du läsa vår genomgång av priser för hemsidor och vad som påverkar dem. Berätta sedan om din budget är fast eller om den kan ändras när omfattningen blir tydligare.

Vilket material ska du samla inför första mötet?

Du behöver inte göra klart allt innan du kontaktar en byrå. Men några exempel gör samtalet mer konkret och minskar risken för att ni pratar förbi varandra.

• Nuvarande hemsida: Skicka länken och markera vad som fungerar respektive vad du vill förändra.
• Exempel på andra sidor: Välj några och förklara vad du gillar, till exempel navigeringen eller hur tjänsterna presenteras. Säg också vad som inte passar ditt företag.
• Varumärkesmaterial: Samla logotyp, färger, typsnitt och eventuella riktlinjer. Om du saknar sådant kan du säga det direkt.
• Befintligt innehåll: Dela texter, bilder, broschyrer eller dokument som kan hjälpa byrån att förstå verksamheten.
• Praktiska uppgifter: Ha kontaktuppgifter, domännamn och information om befintliga system till hands om du känner till dem.

Var tydlig med om exemplen är inspiration eller krav. En bild på en effekt du gillar betyder inte automatiskt att hemsidan måste fungera exakt likadant. Och om du inte vet vad som ligger bakom en viss funktion, beskriv hellre vad användaren ska kunna göra.

När du får en offert, jämför omfattningen snarare än att stirra dig blind på slutsumman. Vår guide om hemsida till fast pris går igenom vad en avgränsad beställning brukar innebära och vad du bör fråga om.

Vad kan du lämna öppet när du förbereder ett nytt hemsideprojekt?

Du behöver inte ha varje rubrik, färg eller funktion bestämd. Det är ofta bättre att beskriva vad du vill uppnå och låta byrån föreslå hur det kan lösas. Men skilj på sådant du är öppen för och sådant som faktiskt är ett krav.

Lämna inte bort sådant som påverkar omfattningen. Om kunder måste kunna boka, betala eller logga in ska det stå i underlaget. Även kopplingar till ett befintligt system kan påverka arbetet, så nämn dem även om du inte vet hur de ska byggas.

Du kan också skriva vad du vill undvika. Kanske ska sidan vara lätt att uppdatera själv, eller så vill du inte ha en lösning som kräver att någon sköter tekniken varje vecka. Sådana önskemål hjälper byrån att välja rimlig teknik och förklara eventuella avvägningar.

Om du har en enkel verksamhet och bara behöver några tydliga sidor behöver briefen inte bli lång. För ett större projekt med flera målgrupper, specialfunktioner eller integrationer är det däremot värt att lägga mer tid på underlaget. En genomtänkt brief sparar inte varje diskussion, men den gör det lättare att reda ut vad som faktiskt ingår.

Nästa steg

Skriv ner målet, vilka sidor och funktioner som behövs, vad du redan har och din ungefärliga budget. Skapa sedan ett samlat underlag med kravspecifikationsverktyget för hemsida och skicka samma information till varje byrå.